Å forvalte midler på vegne av en stiftelse er en viktig oppgave – og det forventes at tildelingene skjer i tråd med vedtektene, er godt dokumentert og tåler ettersyn. Likevel jobber mange stiftelser fortsatt med søknadsbehandling i e-post, Excel og permer. Kanskje det fungerer – men for hvem?

Her er fem tydelige tegn på at det er på tide å ta i bruk et søknadssystem.

1. Du bruker tid på å finne igjen søknader og vedlegg

Når søknader kommer inn via e-post, skjer det fort at ting blir rotete. Hvem har søkt? Ble vedlegget åpnet? Ligger det i en kollegas innboks eller i et Word-dokument et sted? Hvis du stadig bruker tid på å lete fram dokumentasjon, er det et klart tegn på at et søknadssystem vil gi deg bedre oversikt – og mer tid til faktisk vurdering.

2. Det er uklart hvem som har behandlet hva

I en stiftelse er det ofte flere som er involvert i behandlingen av en søknad – kanskje både administrasjon og styre. Hvis du ikke tydelig kan se hvem som har lest, vurdert eller kommentert hva, risikerer du både dobbeltarbeid og misforståelser. Et godt søknadssystem lar deg sette roller, tildele ansvar og dokumentere beslutninger.

3. Dere har ikke oversikt over tildelinger og avslag over tid

Hvor mange søknader fikk dere i fjor? Hvor mye midler ble delt ut til idrett sammenlignet med kultur? Hvilke kommuner har fått støtte, og hva er effekten? Hvis du må sette sammen slike tall manuelt, eller ikke har dem i det hele tatt, mister stiftelsen verdifull innsikt. Et søknadssystem gir deg rapporter og nøkkeltall med et tastetrykk.

4. Det er vanskelig å se om tildelinger er i tråd med formålet

Stiftelser er lovpålagt å tildele midler i tråd med vedtektene. Men uten en strukturert vurdering og dokumentasjon av hvordan søknader oppfyller kriteriene, kan dette bli skjønnsmessig – og i verste fall risikabelt. Et søknadssystem kan hjelpe deg med å standardisere vurderingsprosessen og sikre at alle søknader behandles etter samme metodikk.

5. Dere får stadig flere søknader – og systemet henger ikke med

Det er et luksusproblem å få mange søknader – men også en belastning hvis administrasjonen ikke klarer å håndtere det effektivt. Hvis du merker at du stadig må jobbe kveld eller at svarene lar vente på seg, er det et klart signal. Et moderne søknadssystem lar deg automatisere mye av det manuelle arbeidet og gjør det enklere å skalere – uten at kvaliteten går ned.

Et søknadssystem er ikke bare for de store

Mange tenker at slike systemer kun er for store stiftelser med millioner i tildelinger. Men faktum er at jo mindre administrasjonen er, desto viktigere er det med gode verktøy. Et søknadssystem er ikke et ekstra kostnad – det er et hjelpemiddel som gir trygghet, kvalitet og bedre utnyttelse av stiftelsens ressurser.

Vil du se hvordan et søknadssystem kan forenkle arbeidet i din stiftelse?Vi viser deg gjerne hvordan det fungerer i praksis. Ta kontakt med oss i dag for en uforpliktende prat.