Banker og stiftelser spiller en viktig rolle i samfunnet ved å fordele midler til prosjekter og initiativer som skaper verdi. For å sikre tillit, åpenhet og en effektiv bruk av ressurser, er det avgjørende at beslutninger om tildeling eller avslag av gaver og tilskudd begrunnes på en klar og forståelig måte.
Hittil har beslutningene stort sett vært gjort manuelt, ved å følge formål og fastsatte retningslinjer. AI åpner opp helt nye muligheter til økt kvalitet i beslutningstagingen, samtidig med automatisering og effektivisering. Dette endrer allikevel ikke prinsippene for begrunnelse og beslutningsgrunnlag.
Innhold i begrunnelse ved søknadsbehandling
1. Prinsipper for begrunnelse
En god begrunnelse bør være:
- Saklig: Beslutningen må baseres på objektive kriterier som samsvarer med stiftelsens formål.
- Tydelig: Begrunnelsen må være forståelig for søkerne, slik at de ser sammenhengen mellom deres søknad og utfallet.
- Konsistent: Like søknader bør behandles likt for å sikre forutsigbarhet og rettferdighet.
- Konstruktiv: Avslag bør inneholde veiledning om hva som kan forbedres i fremtidige søknader.
2. Begrunnelse ved godkjent søknad
Når en søknad blir godkjent, bør begrunnelsen tydeliggjøre:
- Hvordan prosjektet eller tiltaket samsvarer med stiftelsens formål og prioriteringer.
- Hvilken forventet samfunnseffekt eller verdi prosjektet vil ha.
- Eventuelle betingelser eller rapporteringskrav knyttet til tildelingen.
Eksempel: "Stiftelsen har besluttet å innvilge søknaden deres fordi prosjektet støtter vårt formål om økt inkludering i arbeidslivet. Prosjektet viser en tydelig plan for implementering og har en realistisk målsetning om å hjelpe minst 50 deltakere inn i jobb i løpet av prosjektperioden. Vi ser frem til å følge deres arbeid og ber om en årlig statusrapport."
3. Begrunnelse ved avslag
Når en søknad avslås, er det viktig å kommunisere årsakene på en tydelig og respektfull måte. Begrunnelsen bør inneholde:
- Hvilke kriterier søknaden ikke oppfylte.
- Eventuelle mangler i dokumentasjon eller prosjektbeskrivelse.
- Om søknaden kan vurderes på nytt ved en senere anledning.
Eksempel: "Vi har gjennomgått søknaden deres grundig, men dessverre oppfyller prosjektet ikke våre prioriterte tildelingskriterier. Spesifikt ligger prosjektets hovedfokus utenfor vårt kjerneområde, som er utdanning og kompetanseheving. Vi oppfordrer dere til å søke igjen i fremtiden dersom prosjektet kan tilpasses våre kriterier."
4. Fordeler med gode begrunnelser
Ved å gi gode begrunnelser for beslutningene oppnår stiftelsen flere fordeler:
- Økt tillit: Gjennomsiktighet styrker omdømmet og legitimiteten til stiftelsen.
- Bedre søknader: Søkere får innsikt i hva som kreves, noe som kan føre til mer relevante og gjennomarbeidede søknader.
- Redusert misforståelse og klager: Klare begrunnelser minsker risikoen for misnøye og spørsmål om habilitet.
En tydelig, saklig og konsistent begrunnelsespraksis bidrar til å profesjonalisere stiftelsens arbeid og skape en mer rettferdig fordeling av midler. Gjennom å være åpne om hvordan beslutninger fattes, kan stiftelser bidra til en positiv utvikling både for søkerne og samfunnet som helhet.
Fremgangsmåte for å ta beslutninger når søknadsbehandling er i endring
I løsningene til Portalo kan AI brukes for å generere beslutningsunderlag for tildeling eller avslag på søknad om tilskudd.
Søknaden leses av AI assistenten og vurderes opp mot formålet i stiftelsen, banken eller annen tildeler. Om en ønsker å legge til kriterier utover formål, gjøres dette av administrator av løsningen. Det AI genererte beslutningsunderlaget knyttes til søknaden og kan distribueres direkte som styrebeslutning, eller låses først etter at representant for tildelingen har redigert underlaget
På den måten kan du enkelt få oversikt over beslutningsgrunnlaget ditt og generere gode begrunnelser.