Effekten av å få mest mulig ut av hver tildelte krone kan være enorm.

Mange stiftelser og banker opplever utfordringer med oppfølging, rapportering og innsikt i hvordan tildelte midler faktisk blir brukt. Fra å motta søknader til å evaluere, tildele midler og følge opp prosjekter, kreves det struktur, gode rutiner og effektive verktøy. Hvor bør en tildeler rette fokuset for å oppnå størst mulig samfunnsnytte samtidig som administrasjonen blir mer effektiv?

1. Klare kriterier gir bedre søknader

Mange stiftelser mottar søknader som ikke oppfyller kriteriene deres, noe som fører til unødvendig tidsbruk på vurdering. Noen enkle grep gjør at stiftelser tiltrekke seg bedre kvalifiserte søkere og redusere tiden brukt på behandling av irrelevante søknader.

  • Tydelig kommunisere hvem som kan søke og hva som støttes
  • Bruke konkrete kriterier og eksempler
  • Tilby veiledning eller sjekklister for søkere
  • Ha tydelige søknadsskjemaer som gjør at du enkelt kan avgjøre tildeling eller avslag

2. AI og digitalisering effektiviserer prosessen

Mange stiftelser håndterer fortsatt søknader manuelt via e-post og Excel-ark. Dette gjør det vanskelig å holde oversikt over søknader, oppfølginger og tidligere tildelinger. Med et digitalt system kan du benytte deg av AI verktøy som hjelper deg å:

  • Lage sammendrag av søknader, slik at saksbehandlere raskt får oversikt
  • Automatisk generere anbefalte svar basert på stiftelsens kriterier
  • Publisere tildelingen på nettsiden, slik at informasjonen blir tilgjengelig umiddelbart

Dette reduserer administrativt arbeid og gir en smidigere prosess fra mottak til tildeling.

3. Strukturerte vurderingsprosesser

For å sikre en rettferdig og transparent vurdering bør stiftelser ha:

  • Klare vurderingskriterier som er enkle å bruke
  • Standardiserte poengsystemer for å gjøre evalueringen mer objektiv
  • Automatiske lagringssystemer for dokumentasjon av beslutninger

Ved å kombinere AI med strukturerte vurderingsmetoder kan stiftelser behandle flere søknader på kortere tid uten å gå på kompromiss med kvalitet.

4. Effektiv oppfølging og måling av resultat

Tildeling av midler er bare begynnelsen. For å sikre at støtten gir faktisk verdi, må stiftelser følge opp prosjektene de finansierer. Dette kan gjøres gjennom:

  • Automatiske påminnelser til søkere om rapportering
  • Digitale skjemaer for enkel oppfølging
  • Analyse av rapporter for å identifisere effekt og læringspunkter

Ved å automatisere oppfølgingen får stiftelsen bedre innsikt i hvordan midlene blir brukt, samtidig som søkere får en enklere og mer forutsigbar prosess.

Hva gir størst effekt for en som skal tildele penger?

Ved å fokusere på digitalisering, AI-drevet automatisering og klare kriterier kan stiftelser og banker håndtere søknader raskere, mer objektivt og med større samfunnseffekt. Hvor mange mennesker støtten kan nå, direkte og indirekte, kan gjøre verdien av tildelingene større.

Ønsker du å effektivisere søknadshåndteringen din og få mer effekt ut av hver krone? Portalo hjelper deg med å digitalisere og strukturere prosessen, slik at du får mer tid til det som virkelig betyr noe.