Å forvalte en stiftelses midler innebærer et betydelig ansvar – både juridisk og etisk. Lovverket stiller tydelige krav til at utdelinger skal skje i samsvar med stiftelsens formål og vedtekter. Likevel kan det i praksis være utfordrende å sikre at hver enkelt tildeling faktisk oppfyller kravene. Her er fem tiltak som styrker etterlevelsen og bygger tillit – både internt og eksternt.
1. Forstå vedtektene – i praksis
Vedtektene beskriver formålet med stiftelsen, men mange vedtekter er formulert bredt og kan tolkes på flere måter. Det er derfor avgjørende å etablere en felles forståelse internt: Hva betyr det konkret å støtte "allmennyttige formål"? Hvilke søkere og prosjekter faller inn under dette?
💡 Tips: Lag en veileder eller et vurderingsskjema som tydeliggjør hvordan dere tolker vedtektene. Dette gir konsistens i behandling og styrker etterprøvbarheten.
2. Digitaliser og standardiser søknadsprosessen
Når søknader behandles manuelt og informasjonen er spredt i ulike filer og e-poster, øker risikoen for feil og mangler. Med et digitalt søknadssystem kan du sikre at søkere må svare på relevante spørsmål, og at søknaden gir tilstrekkelig grunnlag for vurdering opp mot formålet.
Fordel: Et strukturert system gjør det lettere å dokumentere hvordan hver tildeling er vurdert – og hvorfor.
3. Få kontroll på vurderingskriterier
Mange stiftelser har ikke tydelige, nedskrevne kriterier for hva som prioriteres i utdelingene. Dette kan føre til subjektive beslutninger og manglende konsistens over tid.
Tiltak: Utarbeid vurderingskriterier som er direkte knyttet til vedtektene, og bruk dem systematisk i alle vurderinger.
4. Sørg for dokumentasjon av beslutninger
Et vanlig svakhetspunkt er mangelfull dokumentasjon. Når det oppstår spørsmål i ettertid – fra søkere, tilsyn eller revisor – er det helt avgjørende at vurderingsgrunnlaget og beslutningen er skriftlig dokumentert.
Løsning: Bruk et system som logger behandlingstidspunkt, ansvarlig saksbehandler og begrunnelse for vedtak.
5. Evaluer og lær over tid
Er tildelingene i tråd med stiftelsens samfunnsoppdrag? Har dere utilsiktet begynt å støtte søknader som egentlig ikke oppfyller vedtektene? Dette er spørsmål som krever oversikt over historiske data.
💡 Tips: Gjennomfør jevnlige evalueringer av hvem som har fått støtte, hva midlene er brukt til – og om det fortsatt er i tråd med stiftelsens formål.
Forvaltning i tråd med vedtekter og formål er enkelt oppnåelig
Å dele ut midler i tråd med vedtektene handler ikke bare om gode intensjoner – det krever tydelige prosesser, struktur og dokumentasjon. Det er først når stiftelsen har dette på plass at dere virkelig kan stå inne for at midlene forvaltes i tråd med formålet. Vil du sikre at stiftelsen din har gode rutiner for søknadsbehandling og etterlevelse?
Vi i Portalo hjelper stiftelser med digitale løsninger som forenkler arbeidet og sikrer trygg utdeling.
