Gjennom samarbeid med Portalo digitaliserer banken prosesser for søknadshåndtering og tildeling, slik at samfunnsbidragene blir enda mer målrettede, effektive og i tråd med bankens verdier.

Utfordringen

Grieg Foundation slet med et søknadsskjema som ikke reflekterte deres visuell profil og kommunikasjonsstil. Det store antallet søknader gjorde det krevende å få oversikt og følge fremdriften i behandlingen. Søknadene var omfattende og manglet sammendrag, noe som gjorde vurderinger av søkerne og kvalitetssikring av søkerne tidkrevende. Kommunikasjonen med styret stoppet opp unødvendig, og det var uklart om vesentlig informasjon nådde de riktige personene. Innsikten var i stor grad personavhengig og de hadde heller ikke et system for uavhengig vurdering. Prosjekter som strakk seg over flere år var vanskelige å følge opp og dokumentere. Når prosjektene var avsluttet, hadde de ingen strukturert tilgang til dokumentasjon.

Løsningen

Med dagens løsning får Grieg Foundation en søknadsplattform som representerer deres merkevare i bilder, stil og struktur, og gir stor fleksibilitet i oppsettet. Det er enkelt å danne seg overblikk, og AI-assistenten gir presise sammendrag som styrker både kontroll og beslutningsgrunnlag. Søknadene presenteres med fargekoder og klikkbare bokser som viser fremdrift og vurderinger. Automatiserte kontroller av kontonummer, organisasjon og tilknytninger bidrar til høyere kvalitet og mindre manuelt arbeid.

Styret får god oversikt i forkant gjennom lesertilgang, og selve styrebehandlingen kan gjennomføres direkte i systemet. Kommunikasjonen med søkere skjer effektivt via chat og sanntidsoppdateringer, og rapportering av fremdrift håndteres enkelt gjennom forhåndsdefinerte skjemaer. All dokumentasjon og historikk er lett tilgjengelig – noe som forenkler oppfølging og sikrer kontinuitet ved fravær eller endringer i teamet.